Jueves, 05 Diciembre 2019 20:25

Consulsoft, el software que mejorará el servicio

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El Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación de la Universidad de Ibagué es un ente institucional que ha brindado su servicio durante 20 años y ha cumplido conel proyecto social y educativo de la Universidad ofreciendo asistencia legal ygratuita a las personas de los estratos 1 y 2.

También, está comprometido en asuntos legalmente autorizados para asesorar, direccionar y acompañar en la práctica del ejercicio profesional a los estudiantes de los cuatro últimos semestres del programa de Derecho .Indudablemente, el Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación de la Universidad de Ibagué está cierto de que enla actualidad, las organizaciones o dependenciasque brindan servicios a la comunidad reconocen que su ventaja competitiva depende de la capacidad para mejorar sus resultados.

De hecho, saben que el modo de obtener las mejoras y el tiempo que requieren para ser efectivas constituyen el factor diferenciador entre el éxito y el fracaso. Esto impone a las empresas la necesidad de mejorar su sistema de gestión operativa de tal forma que se incremente eficazmente su capacidad potencial y satisfaga los propósitos de sus políticas y de sus diferentes objetivos operativos, medida en términos de la cantidad y la velocidad con la que se logran. Sin embargo, apesar de que el mencionado ente ha ofrecido a la comunidad un buen servicio, no ha contado con un sistema de gestión adecuado, en el que se especifique cómo deben realizarse las actividades y tareas de tal forma que se agilicen los procesos y que permita conocer la evolución e información de loscasos en el momento requerido.

Lo anterior ha generado que la prestación del servicio a sus consultantes no se brinde de la manera más eficiente, por el complejo trabajo de consulta en loslibros;por ejemplo, para conocer el estado y la asignación de los procesos.Además, tal situación implica el no disponer de manera precisa la información adecuada para los análisis estadísticos con el fin de conocer, por ejemplo, cómo a través del tiempo las cifras en diferentes casos han aumentado o disminuido y, deesta forma, aplicar medidas necesarias para el control y mejoramiento de lacalidad de vida de los ciudadanos.

En tal sentido se puede afirmar que los sistemasde información y de gestión empleados en el Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación de la Universidad de Ibagué no posibilita el flujo continuo deseado para agilizar los procesos de atención en los servicios de los consultantes, y, además, internamente no se dispone de la información del estado de los procesos para realizar un seguimiento y control en la solución de los mismos y tomar medidas según lo requieran los casos.

Por tales consideraciones se hizo necesario automatizar su sistema deinformación, para lo cual se pensó en implementar un modelo de gestión operativaque permitiera obtener en tiempo real los datos requeridos de los casos, sus trascendencias y las personas que los han asistido, en aras de la optimización yagilidad de los procesos, con el fin asegurar eficientemente la prestación delservicio a la comunidad. Es así que la búsqueda de solución para esta problemática motivó a unir esfuerzos de los grupos de investigación Ginnova y Zoon Politikon hacia el diseño de unsoftware que gestionara eficientemente la información que diariamente se genera en el Consultorio Jurídico,delque para comprender su complejidad solo durante el año 2018 se registraron 4.531 casos.

 

El software es denominado Consulsoft. En realidad, Consulsoft es una herramienta informática que permite agilizar la radicación de casos y clasificación, según el área de dominio del derecho:Público, Privado, Civil, Laboral y Penal, y las divisiones especiales de Clínica Jurídica, Área de Desplazados y Centro de Conciliación. Para el manejo de la información, el software presenta una interfaz sencilla, en la cual se registra lainformación del usuario, una vez arriba al Consultorio Jurídico la información seregistra y, posteriormente, esta llega a cada una de las áreas según la información. Una vez el caso llega a cada división se llevan una serie de libros para determinar la trazabilidad de los procesos en tiempo real.

Adicional a ello, el software presenta un módulo de estadísticas para la realización de investigaciones sociales.De hecho, el software se comenzó a implementar en agosto del presente año. Su uso ha permitido el mejoramiento del servicio evidenciado en lo siguiente: Trazabilidad de los procesos cuando un usuario puede realizar su consultacon solo el número de identificación. Conocimiento sobre el estado del caso, ya que el judicante, loscoordinadores de área y su directora podrán hacer seguimiento y control ala labor que realizan los estudiantes. Reducción significativa en el tiempo de búsqueda. Eliminación del espacio de archivo. Facilidad para el tratamiento estadístico, el cual permite obtener información por diferentes componentes de origen social por un período detiempo. Como por ejemplo, un análisis por estrato de la población, motivo del caso, frecuencia de hechos delictivos y entre otros.Para la efectiva gestión de la información, estudiantes del programa de IngenieríaIndustrial realizan un trabajo para el diseño de un modelo de operación el cualbusca equilibrar las cargas de trabajo y el aprovechamiento de los recursos y, porende, el mejoramiento del servicio.

 

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